Ich mochte es noch nie – Outlook. Jetzt muss ich es trotzdem nutzen – allein schon wegen des elektronischen Kalenders, der in vielen Organisationen genutzt wird – auch an der Zeppelin Universität (ZU). Dieser Kalender führt dazu, dass auch andere diesen füllen (können), mindestens aber Terminanfragen versenden. Was kommt zusammen an einer Woche? Ein Beispiel – nämlich die gerade zu Ende gehende Woche:

– ein Termin mit mehreren Mitarbeitern zum Budget (1 h)

– ein Termin mit einem IT-Dienstleister zwecks offener Fragen (1 h)

– ein Termin zur Begrüßung neuer Mitarbeiter (1 h)

– mehrere Präsidium-Sitzungstermine (2 h)

– zwei Termine mit Studierenden zu ihren Forschungsarbeiten (1,5 h)

– ein Termin zur Förderung von studentischen Projekten (1 h)

– ein Termin mit Professoren zur Programmentwicklung (1 h)

– ein Routine-Termin mit Mitarbeitern aus dem eigenen Bereich (1,5 h)

– ein Termin mit Drittmittelmitarbeitern zur Projektbesprechung (2 h)

– ein Termin mit einem externen Gast  zum Austausch (1,5 h)

– ein Termin mit einer Kollegin zum Lehre-Austausch (1 h)

– ein Senatstermin (4 h)

– ein Termin in einem Wissenschaftler-Gremium (2 h)

– zwei Termine für Bewerbergespräche (2 h)

– ein Beratungstermin für einen Doktoranden (1 h)

– ein Termin in einem Zeitschriften-Herausgeberkreis (1,5 h)

Parallel beantworte ich dazu von Mo bis Fr im Schnitt (habe es mal durchgeschaut) 40 E-Mails am Tag (Gott sei Dank muss man nicht alle im Schnitt 70 E-Mails am Tag beantworten, sondern oft nur zur Kenntnis nehmen) und ca. 15 von Sa bis So; das macht zusammen ca. 230 E-Mail-Antworten. Leider schreibe ich auch selber welche (die habe ich jetzt nicht gezählt) und trage dazu bei, dass andere ebenfalls nicht eben zu wenig zu lesen und zu beantworten haben.

Eine unübliche Woche? Nein – eine übliche! Mein Gefühl? Kein gutes: Je mehr Termine ich habe und je mehr Dinge ich anlässlich dieser Termine in der Regel anfange, umso weniger mache ich am Ende – werde unproduktiv … Die Stunden (oder Wochenenden) nach den Terminen reichen nicht, um die dort aufgenommenen Fäden (a) ordentlich zu sortieren und (b) effektiv weiter zu verfolgen. Ich weiß, dass ich damit kein Einzelfall bin. Diese Zahlen (Sitzungs-, Gesprächs- und sonstige Termine sowie E-Mails) sind nicht unüblich. Aber ist das sinnvoll?

Wird man wirklich schneller, wenn man versucht, alle möglichen Probleme besonders schnell zu erfassen, direkt zu lösen und daher immer rasch und vermehrt das Gespräch sucht? An einem ganztägigen Gremientermin letzte Woche habe ich mich selbst sagen hören: „Manche Probleme kann man nicht lösen, sondern man muss aushalten, dass sie da sind“ (das bezog auf verschiedene Arbeitsstile und zeitliche Prozesse bei Wissenschaftlern und Verwaltungsmitarbeitern). Da habe ich einige irritierte Blicke geerntet, aber ist es an Universitäten nicht oftmals so, dass es Spannungsmomente gibt, die man allenfalls zur Kenntnis nehmen, durch Transparent-Machen besser verstehen, aber nicht beseitigen kann? Doch das ist jetzt freilich nur EIN Aspekt dessen, was ich mit diesem Blog-Beitrag sagen will. Ein anderer ist der: Es passt viel in einen Kalender, vor allem in einen elektronische Kalender (weshalb ich meinen analogen Kalender nach wie vor so liebe, denn da ist einfach nur begrenzt Platz für Ziffern und Buchstaben), aber der volle Kalender führt zu einem paradoxen Effekt: Je mehr man macht, umso weniger macht man am Ende.